Générer des présentations clients sur mesure avec Airtable et Google Slides

Dans une entreprise, il y a toujours quelques tâches qui nous prennent du temps alors qu'elles pourraient être automatisées sans problème. Par exemple, réaliser une présentation pour un client en incluant un devis est une tâche simple et répétitive, donc automatisable. Mais comment faire quand on n'a pas de notions de programmation ? C'est ce que vous allez découvrir grâce à ce tutoriel !

Les outils que nous allons utiliser

Airtable pour les données

Airtable nous servira ici de base de données. C'est un outil qui ressemble à Excel (et qui, en même temps, n'a rien à voir avec lui). Il vous permet de créer des tableurs en ligne, et de connecter ces tableurs à d'autres outils afin d'y intégrer de nouvelles données ou d'utiliser ces données ailleurs de façon automatique.

Dans notre cas, nous allons créer un tableur sur Airtable qui regroupera les commandes de nos clients. Nous allons faire cela à la main pour l'instant, mais sachez que ce processus peut lui aussi être automatisé, en reliant Airtable à un formulaire de commande sur votre site par exemple. Mais ce sera pour une autre fois !

Créez donc ce tableur et ajoutez-y les dernières commandes de vos clients. Pour l'exemple, nous allons imaginer que nous sommes une entreprise qui fabrique du mobilier aquatique en tout genre (piscine, fontaine, marre, etc).

Google Slides pour la présentation

Maintenant que nos données sont prêtes, nous pouvons nous intéresser à la présentation de ces données. En effet, nous n'allons pas envoyer simplement une ligne d'un tableur à notre potentiel client. Nous voulons lui envoyer une présentation de quelques pages qui présente notre entreprise et qui inclut à la fin le devis que nous préparons pour le client en fonction des produits qui l'intéressent.

Créons donc une présentation sur Google Slides en incluant toutes les informations nécessaires.

Vous avez peut-être remarqué que le nom du client et la date sont entourés par une double accolade {{...}}. Cela permet d'indiquer les éléments qui devront être remplacés par les données de notre tableur.

Zapier pour l'automatisation

Bon, nous avons l'entrée de données et la sortie, mais comment faire le lien entre les deux ? Pour cela nous allons utiliser Zapier, un outil très puissant puisqu'il permet de connecter entre elles des milliers d'applications, dont celles qui nous intéressent aujourd'hui, Airtable et Google Slides.

Pour pouvoir l'utiliser, il vous faudra bien sûr créer un compte sur Zapier, mais aussi associer ce compte avec vos comptes sur Airtable et sur Google, afin que Zapier puisse aller chercher les données de votre tableur Airtable puis écrire ces données dans votre présentation Google Slides. Vous pouvez associer vos comptes simplement en vous connectant à ceux-ci dans les réglages de Zapier.

Comment créer un devis personnalisé de façon automatique ?

Etape 1 : Déclencher l'automatisation

Ça y est, notre tableur est prêt, notre présentation aussi, et les deux sont prêts à communiquer ensemble grâce à Zapier.

Il ne nous reste donc plus qu'à les faire se rencontrer. Pour cela, vous allez créer dans Zapier un nouveau "zap", nom donné à la mise en relation automatique de deux applications. Rendez-vous dans votre espace de travail sur Zapier et appuyez sur "Make a zap".

Zapier vous demande alors un élément déclencheur de votre automatisation. Vous allez donc choisir Airtable et choisir l'évènement "New record". Ensuite, choisissez la base de données que vous avez créée tout à l'heure ainsi que la feuille concernée (il n'y en a qu'une de toute façon). Tout cela permet à l'automatisation de se déclencher chaque fois qu'un nouvelle ligne est créée dans votre tableur répertoriant les demandes de client.

Etape 2 : Intégrer les données de la demande du client à votre présentation

Maintenant que Zapier sait comment déclencher l'automatisation, il veut savoir quelle(s) action(s) implique cette automatisation. Sélectionnez donc Google Slides lorsque Zapier vous demande quelle application connecter pour l'action, et choisissez la présentation que vous avez créé tout à l'heure et que vous voulez envoyer aux clients.

Ensuite, Zapier retrouve tout seul tous les champs à modifier dans la présentation, ceux que nous avions signalés avec une double accolade. Reliez donc chacun de ces champs à la donnée du tableur Airtable concernée.

Et voilà, c'est déjà terminé ! Zapier vous proposera de tester votre automatisation, et normalement vous devriez voir apparaître dans Google Slides une présentation pour le dernier client entré dans le tableur. Notre automatisation est prête à créer automatiquement des présentations pour des clients !

Conclusion

Vous savez désormais utiliser la puissance du no code pour automatiser vos tâches répétitives en quelques minutes. Vous gagnez du temps et pouvez vous concentrer sur ce qui est le plus important, satisfaire vos clients !

Nous pourrions même aller plus loin dans cette automatisation : en amont, nous pourrions connecter votre tableur à une formulaire de votre site pour que le tableur enregistre tout seul les demandes de vos clients ; en aval, nous pourrions connecter cette automatisation à votre service de messagerie pour envoyer automatiquement la présentation au client concerné. Vous voyez donc que vos tâches sont automatisables de A à Z !

C'est ça, la force du no code : vous redonner le pouvoir en quelques minutes sans avoir besoin d'apprendre à coder.